Wie organisiert man digitale Rechnungserstellung für ein Schweizer KMU effizient?

Eine Rechnung wird in einer Excel-Vorlage erstellt, die Leistungsbeschreibung aus einer E-Mail übernommen und der Betrag nochmals von Hand eingetragen. Anschliessend wird ein PDF erzeugt, per E-Mail verschickt und später separat in der Buchhaltung erfasst. In vielen Schweizer KMU entstehen auf diese Weise unnötige Arbeitsschritte und vermeidbare Fehler.

Eine effiziente digitale Rechnungserstellung beginnt deshalb nicht beim PDF-Versand, sondern bei einem einheitlichen Rechnungsprozess mit zentralen Daten, klaren Prüfregeln und nachvollziehbarer Ablage. Stammdaten, Rechnungspositionen, Mehrwertsteuer und Zahlungsinformationen sollten möglichst aus bestehenden Geschäftsdaten übernommen werden. Individuelle Leistungen und ungewöhnliche Beträge bleiben kontrollierbar.

Für Schweizer Unternehmen kommen Anforderungen an die mehrwertsteuerliche Rechnungsstellung, die QR-Rechnung und die gesetzeskonforme Aufbewahrung hinzu. Entscheidend ist, diese Anforderungen direkt in den Arbeitsablauf einzubauen. So entstehen Rechnungen, die schneller bearbeitet werden können, für Kunden verständlich sind und sich ohne unnötige Doppelarbeit weiterverarbeiten lassen.

Warum entstehen bei manuell erstellten Rechnungen immer wieder dieselben Fehler?

Wiederkehrende Rechnungsfehler entstehen häufig dort, wo dieselben Informationen mehrfach manuell übertragen werden. Jede erneute Eingabe von Kundendaten, Leistungspositionen oder Steuerangaben schafft eine zusätzliche Fehlerquelle. Fehlende Kontrollen und uneinheitliche Vorlagen verstärken das Problem. Entscheidend ist deshalb, die Ursachen im Prozess zu identifizieren, statt ausschliesslich einzelne Rechnungen nachträglich zu korrigieren.

Bei manueller Fakturierung lassen sich zwei Fehlergruppen unterscheiden: Inhaltsfehler betreffen beispielsweise falsche Mengen, unvollständige Leistungsbeschreibungen oder einen unpassenden Mehrwertsteuersatz. Prozessfehler entstehen durch falsche Empfängeradressen, vergessene Anhänge, doppelte Rechnungen oder fehlende Versandnachweise.

Besonders problematisch wird es, wenn Korrekturen den Zahlungseingang verzögern. Ein Kunde, der eine fehlerhafte Rechnung beanstandet, wird möglicherweise erst nach Erhalt der korrigierten Fassung zahlen. Dadurch kann aus einem kleinen Erfassungsfehler ein Liquiditätsproblem entstehen. Ob sich die Zahlungsfrist dabei verändert, hängt von den vertraglichen Vereinbarungen und den Umständen des Einzelfalls ab.

Eine einfache Fehleranalyse zeigt, wo Verbesserungen den grössten Nutzen bringen. Dafür können die zuletzt korrigierten Rechnungen nach Ursachen gruppiert werden:

• Erfassung: Wurden Namen, Mengen, Adressen oder Leistungen falsch übertragen?
• Berechnung: Waren Preise, Rabatte, Rundungen oder Steuerbeträge fehlerhaft?
• Pflichtangaben: Fehlten steuerlich relevante Informationen oder Angaben zum Geschäftsvorfall?
• Versand: Ging die Rechnung an den falschen Empfänger, zu spät oder ohne erforderliche Unterlagen?

Für Schweizer KMU ist zusätzlich die mehrwertsteuerliche Nachvollziehbarkeit wichtig. Das SECO informiert über die Anforderungen an die Rechnungsstellung und erläutert unter anderem Angaben zum Leistungserbringer, zum Empfänger, zum Entgelt und zur Mehrwertsteuer. Besonders relevant ist in diesem Zusammenhang Art. 26 MWSTG. Die handelsrechtliche Buchführung richtet sich insbesondere nach Art. 957 ff. OR. Art. 959f OR ist dagegen keine allgemeine Grundlage für sämtliche Rechnungsangaben.

Eine standardisierte Vorlage kann fehlende Angaben reduzieren. Sie verhindert allerdings nicht, dass eine falsche Leistung aus einem Auftrag übernommen wird. Deshalb müssen sowohl die Datenquelle als auch die Prüfung vor dem Versand verbessert werden.

Erst wenn sichtbar ist, welche Fehler durch feste Vorlagen und welche durch fehlerhafte Ausgangsdaten entstehen, lässt sich der Automatisierungsgrad sinnvoll bestimmen.

Wie automatisiert man Rechnungen, ohne individuelle Leistungen falsch abzubilden?

Rechnungen lassen sich zuverlässig automatisieren, indem feste Bestandteile und variable Leistungsdaten getrennt behandelt werden. Vorlagen, Rechnungsnummern, Steuerberechnungen und Zahlungsinformationen können weitgehend automatisch entstehen. Individuelle Positionen sollten dagegen aus geprüften Auftrags- oder Leistungsdaten übernommen werden. Für ungewöhnliche Fälle braucht es eine gezielte Freigabe, bevor die Rechnung verschickt wird.

Bei der Digitalisierung der Fakturierung sollten zwei Automatisierungsebenen unterschieden werden.

Die Format- und Prozessautomatisierung sorgt für einheitliche Dokumente. Dazu gehören die Übernahme hinterlegter Firmenadressen, die Vergabe interner Rechnungsnummern, standardisierte Zahlungsbedingungen und die Erstellung eines QR-Zahlteils. Solche wiederholbaren Schritte lassen sich normalerweise gut durch feste Regeln absichern.

Die inhaltliche Automatisierung ist anspruchsvoller. Ein Handwerksbetrieb rechnet möglicherweise Arbeitsstunden, Material und zusätzliche Anfahrten ab. Eine Beratungsfirma kombiniert Pauschalen mit tatsächlich erbrachten Zusatzleistungen. Hier muss nachvollziehbar definiert sein, welche Auftragsinformationen zu welchen Rechnungspositionen führen.

Die wichtigste Voraussetzung ist eine möglichst einheitliche Datenquelle. Eine Rechnung sollte idealerweise direkt aus einem freigegebenen Auftrag, dokumentierten Arbeitszeiten oder bestätigten Lieferdaten entstehen. Werden dieselben Informationen zuerst in einer Offerte, anschliessend in einer Tabelle und zuletzt in der Rechnungssoftware erfasst, bleibt das ursprüngliche Fehlerrisiko weitgehend bestehen.

Eine fehlerfreie Gestaltung ist kein Beweis für einen korrekten Rechnungsinhalt. Gerade automatisch erzeugte Dokumente wirken vollständig und können deshalb unbemerkt falsche Positionen enthalten. Zweckmässig ist ein risikobasiertes Freigabemodell: Erste Rechnungen an neue Kunden, ungewöhnlich hohe Beträge und komplexe Sonderleistungen werden kontrolliert. Einfache wiederkehrende Rechnungen können nach erfolgreicher Prüfung stärker automatisiert werden.

Damit entsteht eine verlässliche Grundlage für die Auswahl einer Software, die nicht nur Dokumente erstellt, sondern zum tatsächlichen Geschäftsmodell passt.

Rechnungssoftware oder ERP-Modul: Was passt zu einem kleinen Unternehmen?

Eine eigenständige Rechnungssoftware eignet sich für kleine Unternehmen mit überschaubaren Abläufen und wenigen Schnittstellen. Ein ERP-Modul wird interessanter, wenn Angebote, Aufträge, Lager, Rechnungen und Buchhaltung eng zusammenarbeiten müssen. Entscheidend ist nicht allein der Funktionsumfang, sondern wie viele manuelle Übergaben zwischen den eingesetzten Systemen verbleiben.

Eine isolierte Fakturierungslösung kann Rechnungen effizient erzeugen. Müssen sämtliche Ausgangsrechnungen anschliessend erneut in der Finanzbuchhaltung eingegeben werden, verschiebt sich der Aufwand jedoch lediglich in einen anderen Prozess.

Ein ERP-System kann diese Medienbrüche reduzieren, sofern die erforderlichen Module tatsächlich integriert sind. Für ein kleines Unternehmen kann es gleichzeitig zusätzliche Anforderungen bei Einrichtung, Berechtigungen, Schulung und Wartung verursachen.

Die wichtigsten Entscheidungskriterien lassen sich unmittelbar vergleichen:

Für die Schweiz kommt ein technischer Prüfpunkt hinzu: die Unterstützung der Schweizer QR-Rechnung. SIX veröffentlicht die QR-Rechnungsstandards und Implementation Guidelines. Eine Software sollte den Zahlteil korrekt erzeugen und die verwendeten Zahlungs- und Adressinformationen zuverlässig verarbeiten.

Am 15. Oktober 2026 ist Version 2.3 der Implementation Guidelines massgebend. Die veröffentlichte Version 2.4 ist für die Einführung im November 2026 vorgesehen; für Version 2.3 ist eine Übergangsphase bis November 2027 dokumentiert. Gerade beim Kauf oder bei der Aktualisierung einer Rechnungssoftware sollte deshalb geklärt werden, wie der Anbieter anstehende Standardänderungen unterstützt.

Daneben sind die verfügbaren Sprachen, die Datenexportmöglichkeiten, die Zugriffsrechte und der Ort der Datenverarbeitung relevant. Für Unternehmen mit deutsch- und französischsprachigen Kunden kann die Mehrsprachigkeit der Rechnungsdokumente entscheidend sein. Bei Cloudlösungen sollten Datenschutz, Vertragsbedingungen und Archivierungsanforderungen geprüft werden.

Eine praxisnahe Auswahl beginnt mit einem Test typischer Geschäftsfälle: eine Standardrechnung, eine Rechnung mit Zusatzleistungen, eine Korrektur sowie ein Zahlungseingang mit anschliessender Buchung. Erst dadurch zeigt sich, ob die Software tatsächlich doppelte Arbeit vermeidet.

Die passende Lösung ist diejenige, die bestehende Arbeitsabläufe vereinfacht, ohne für das Team eine neue Verwaltungsebene zu schaffen.

Welche 7 Angaben sollten vor dem digitalen Rechnungsversand kontrolliert werden?

Vor dem digitalen Rechnungsversand sollten Schweizer KMU sieben Informationsbereiche prüfen: Rechnungssteller, Empfänger, Rechnungsreferenz, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Betrag mit Mehrwertsteuer sowie Zahlungsinformationen. Nicht jede Angabe ist in jedem Geschäftsvorfall gleichermassen gesetzlich vorgeschrieben. Zusammen bilden sie jedoch eine praktikable Kontrolle für steuerliche Nachvollziehbarkeit, korrekte Abrechnung und einen reibungslosen Zahlungseingang.

Eine zweckmässige Rechnungsprüfung verbindet gesetzlich relevante Angaben mit betrieblichen Sicherheitsmerkmalen:

1. Rechnungssteller: Sind Firmenname, Adresse und gegebenenfalls die UID mit dem Zusatz MWST korrekt angegeben?
2. Rechnungsempfänger: Stimmen Name und Adresse mit dem Kundenauftrag und den erforderlichen steuerlichen Angaben überein?
3. Rechnungsnummer und Referenz: Ist die Rechnung intern eindeutig zuordenbar, und stimmen die verwendeten Referenzen?
4. Rechnungs- und Leistungsdatum: Ist der Geschäftsvorfall zeitlich nachvollziehbar, insbesondere wenn die Leistung an einem anderen Datum erbracht wurde?
5. Leistungsbeschreibung: Sind Art, Umfang, Mengen und gegebenenfalls vereinbarte Zusatzleistungen richtig dargestellt?
6. Rechnungsbetrag und Mehrwertsteuer: Sind Entgelt, anwendbare Steuersätze und Steuerangaben korrekt berechnet und ausgewiesen?
7. Zahlungsinformationen: Stimmen Zahlungsziel, IBAN beziehungsweise QR-IBAN und die Angaben im QR-Zahlteil?

Die interne Rechnungsnummer verdient besondere Aufmerksamkeit. Eine eindeutige und systematisch vergebene Nummer erleichtert die Zuordnung von Zahlungen, Korrekturen und Mahnungen. Eine ausnahmslose gesetzliche Pflicht zu einer fortlaufenden Nummerierung sämtlicher Schweizer Rechnungen lässt sich daraus jedoch nicht ableiten. Sie ist vor allem eine wichtige Massnahme für die betriebliche Nachvollziehbarkeit.

Ebenso müssen Mindestanforderungen und zusätzliche Qualitätsmerkmale unterschieden werden. Die mehrwertsteuerlichen Rechnungsanforderungen betreffen insbesondere die in Art. 26 MWSTG genannten Angaben. Ein Zahlungsziel oder eine interne Rechnungsnummer erfüllt dagegen vor allem eine organisatorische Funktion. Der erforderliche Inhalt hängt auch vom konkreten Geschäftsvorfall und dessen steuerlicher Behandlung ab.

Am wirksamsten ist eine Kontrolle, wenn sie direkt in den Rechnungsprozess integriert wird. Stammdaten und feste Angaben können automatisch geprüft werden. Variable Leistungspositionen sollten mit dem zugrunde liegenden Auftrag abgeglichen werden. Die Freigabe erfolgt erst, wenn sämtliche für den konkreten Fall relevanten Prüfpunkte erfüllt sind.

Eine solche Prüfung sollte weder ausschliesslich vom Gedächtnis einzelner Mitarbeitender abhängen noch unnötig viele Freigabeschritte verlangen. Der Umfang richtet sich nach dem tatsächlichen Fehlerrisiko.

Sobald dieser Ablauf zuverlässig funktioniert, lässt sich besser beurteilen, welche Arbeitsschritte wirtschaftlich sinnvoll automatisiert werden können.

Wann lohnt sich die Automatisierung der Rechnungserstellung wirklich?

Die Automatisierung der Rechnungserstellung lohnt sich, wenn sie wiederkehrende Arbeit reduziert und ihre laufenden Kosten durch einen nachvollziehbaren betrieblichen Nutzen gerechtfertigt sind. Entscheidend sind nicht allein die monatlichen Rechnungszahlen, sondern auch die Fehlerhäufigkeit, der Korrekturaufwand, die Komplexität der Leistungen und die Verbindung zur Buchhaltung. Für sehr kleine Betriebe kann bereits eine standardisierte Vorlage ausreichen.

Die Wirtschaftlichkeit lässt sich mit einer einfachen Bestandsaufnahme einschätzen. Dazu wird dokumentiert, wie lange Mitarbeitende durchschnittlich für das Erfassen, Prüfen, Versenden und Ablegen einer Rechnung benötigen. Zusätzlich werden Korrekturen und Zahlungserinnerungen berücksichtigt.

Der monatliche Bearbeitungsaufwand ergibt sich aus der Anzahl Rechnungen und der durchschnittlichen Bearbeitungszeit. Dazu kommt der Zeitbedarf für nachträgliche Korrekturen, Rückfragen und die Zahlungszuordnung.

Bei der Bewertung sollten zwei Nutzenarten getrennt werden:

• Direkte Entlastung: weniger manuelle Eingaben, weniger Dokumentenerstellung und einfachere Übergabe an die Buchhaltung.
• Indirekte Vorteile: geringeres Risiko korrigierter Rechnungen, nachvollziehbarere Zahlungseingänge und konsistentere Daten für Buchhaltung und Mehrwertsteuerabrechnung.

Den erwarteten Vorteilen stehen Einrichtungsaufwand, Lizenzgebühren, Datenmigration, Schulung und laufende Wartung gegenüber. Ein realistischer Vergleich berücksichtigt daher nicht nur die anfängliche Zeiteinsparung, sondern die dauerhaft erforderliche Pflege des Systems.

Zusätzlich lohnt sich die Betrachtung der Zahlungseingänge. Werden Rechnungen früher und mit weniger Beanstandungen versendet, kann das den Forderungsprozess berechenbarer machen. Eine garantierte Beschleunigung der Kundenzahlungen folgt daraus allerdings nicht.

Das Gegenbeispiel ist ein kleiner Betrieb mit wenigen, sehr unterschiedlichen Rechnungen. Hier kann eine umfassende Automatisierung mehr Konfigurationsarbeit erzeugen, als sie einspart. Einheitliche Vorlagen, zentrale Kundendaten und eine kurze Versandkontrolle können dann die angemessene Lösung sein.

Wenn die Rechnungsstellung vereinfacht ist, sollte auch der anschliessende Umgang mit offenen Forderungen überprüft werden.

Wie automatisiert man Mahnungen, ohne zahlende Kunden unnötig anzuschreiben?

Automatische Mahnungen sollten erst ausgelöst werden, wenn eine Rechnung tatsächlich überfällig und der Zahlungsstatus zuverlässig geprüft ist. Ein zeitlicher Puffer, der Abgleich mit eingegangenen oder angekündigten Zahlungen und Ausnahmen für strittige Rechnungen reduzieren unnötige Erinnerungen. Freundliche Zahlungshinweise können standardisiert werden; bei besonderen Fällen und rechtlichen Schritten ist eine manuelle Prüfung sinnvoll.

Der wichtigste Unterschied liegt zwischen einer freundlichen Zahlungserinnerung und einer formellen Eskalation. Eine automatisch versendete Nachricht kurz nach dem Fälligkeitsdatum kann unangebracht sein, wenn der Kunde die Überweisung bereits ausgelöst hat oder die Zahlung noch nicht verbucht wurde.

Für einen vorsichtigen Mahnprozess sollten deshalb mehrere Bedingungen erfüllt sein:

• Das vereinbarte Zahlungsziel ist überschritten und ein betrieblich definierter zeitlicher Puffer abgelaufen.
• Der aktuelle Zahlungsstatus wurde mit den verfügbaren Bank- und Buchhaltungsdaten abgeglichen.
• Es liegt keine dokumentierte Reklamation oder vereinbarte Zahlungsverschiebung vor.
• Kunden mit angekündigten oder noch nicht eindeutig zugeordneten Zahlungen werden vorerst ausgeschlossen.
• Bei hohen Forderungen oder sensiblen Kundenbeziehungen wird eine manuelle Freigabe verlangt.

Diese Bedingungen sind betriebliche Sicherheitsmassnahmen und keine gesetzlich vorgeschriebenen Wartefristen. Ein Unternehmen sollte sie passend zu seiner Kundschaft und den vereinbarten Zahlungsbedingungen definieren.

Ebenso wichtig ist die Ursache eines Zahlungsverzugs. Eine Rechnung mit unklaren Leistungspositionen kann vom Kunden zurückgehalten werden. Wird darauf automatisch eine Mahnung verschickt, löst das den ursprünglichen Konflikt nicht. Deshalb sollten Beanstandungen bereits im Rechnungsprozess dokumentiert und vom Mahnlauf ausgeschlossen werden.

In der Schweiz ist eine vorgängige Mahnung vor einer Betreibung nicht generell obligatorisch, wird aber empfohlen. Das erläutert das SECO in seinen Informationen zum Betreibungsverfahren. Die Voraussetzungen eines Schuldnerverzugs und mögliche vertragliche Besonderheiten müssen davon getrennt beurteilt werden. Die Einleitung einer Betreibung richtet sich nach dem Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz (SchKG) und sollte nicht mit einem automatisierten E-Mail-Mahnlauf gleichgesetzt werden.

Ein dokumentierter Mahnverlauf erleichtert die spätere Klärung: Das Unternehmen sollte erkennen können, wann welche Erinnerung verschickt wurde, ob der Kunde reagiert hat und welche Zahlungsinformationen zum Versandzeitpunkt vorlagen.

Damit Rechnungsstatus und Zahlungseingänge korrekt verarbeitet werden können, müssen die zugehörigen Buchungen ebenso verlässlich organisiert sein.

Automatisch buchen oder zuerst prüfen: Was eignet sich für wiederkehrende Geschäftsfälle?

Wiederkehrende Geschäftsfälle können automatisch gebucht werden, wenn Betrag, Kontierung, Steuerbehandlung und zugrunde liegende Regeln stabil und bereits überprüft sind. Bei wechselnden Beträgen, ungewöhnlichen Positionen oder komplexer Mehrwertsteuer ist eine vorgängige Kontrolle sinnvoll. Am praktikabelsten ist häufig eine abgestufte Lösung, bei der einfache Fälle automatisch und Ausnahmen manuell bearbeitet werden.

Die Entscheidung hängt weniger vom Vertrauen in die Software als von der Vorhersehbarkeit des Geschäftsvorfalls ab. Ein gleichbleibendes monatliches Abonnement ist einfacher zu automatisieren als eine Lieferantenrechnung mit wechselnden Positionen, unterschiedlichen Steuerbehandlungen und zusätzlichen Kosten.

Für ein Schweizer KMU bietet sich ein Modell mit drei Kontrollstufen an:

Ein häufiger Schwachpunkt entsteht, wenn eine falsche Kontierung wiederholt übernommen wird. Je nach System können bestätigte Zuordnungen als Grundlage weiterer Vorschläge dienen. Wird ein Fehler nicht korrigiert, kann er sich über mehrere Buchungsperioden fortsetzen.

Deshalb sollten fehlerhafte Vorschläge möglichst unmittelbar berichtigt werden. Zusätzlich braucht es eine regelmässige Kontrolle, ob sich Verträge, Leistungen, Steuersätze oder Buchungskategorien verändert haben.

Für Schweizer Unternehmen sind die Buchführungsvorschriften nach Art. 957 ff. OR relevant. Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar und belegbar erfasst werden. Falsche wiederkehrende Kontierungen können nicht nur die betriebswirtschaftliche Auswertung verzerren, sondern auch die Grundlage für die Mehrwertsteuerabrechnung beeinträchtigen.

Ein sinnvoller Einstieg besteht darin, wenige stabile Geschäftsfälle auszuwählen, die ersten automatisierten Ergebnisse zu prüfen und die Freigaberegeln anschliessend anhand tatsächlich beobachteter Abweichungen anzupassen.

Damit Buchungen jederzeit kontrollierbar bleiben, müssen die zugrunde liegenden Rechnungen und Belege vollständig erfasst und zuverlässig verfügbar sein.

Wie digitalisiert man die Belegerfassung ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand?

Die Belegerfassung wird effizienter, wenn Dokumente direkt beim Eingang digital übernommen, zentral verarbeitet und nachvollziehbar archiviert werden. Zusätzlicher Aufwand entsteht vor allem dann, wenn Papierordner und digitale Ablagen dauerhaft parallel gepflegt werden. Ein einheitlicher Ablauf mit automatischer Datenerkennung, gezielter Ausnahmekontrolle und gesetzeskonformer Aufbewahrung verhindert unnötige Doppelschritte.

Für ein kleines Schweizer Unternehmen sollte der Ablauf möglichst einfach sein. Eine eingehende Lieferantenrechnung wird direkt aus dem E-Mail-Postfach übernommen oder bei Papierbelegen mit einem Scanner beziehungsweise Smartphone erfasst. Anschliessend werden relevante Informationen wie Lieferant, Datum, Betrag und Rechnungsreferenz zur weiteren Prüfung bereitgestellt.

Automatische Texterkennung kann die Erfassung unterstützen. Sie ersetzt aber nicht die Kontrolle, ob die ausgelesenen Daten tatsächlich mit dem Dokument übereinstimmen. Besonders wichtig sind Beträge, Steuern, Bankverbindungen und die Zuordnung zum richtigen Lieferanten.

Nach der Erfassung folgt der Abgleich mit vorhandenen Bestellungen, Verträgen oder bereits gespeicherten Belegen. Stimmen die Angaben überein, kann der Beleg entsprechend den definierten Regeln zur Buchung weitergeleitet werden. Bei Abweichungen erfolgt eine gezielte manuelle Prüfung.

Ein entscheidender Bestandteil ist die langfristige Archivierung. Nach Art. 958f OR müssen Geschäftsbücher und Buchungsbelege grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Elektronisch archivierte Dokumente müssen so verwaltet werden, dass ihre Herkunft, Integrität, Lesbarkeit und Wiederherstellbarkeit nachvollziehbar bleiben.

Ein gewöhnlicher Ordner mit unsortierten Fotos genügt diesen Anforderungen nicht automatisch. Entscheidend sind eine nachvollziehbare Ablagestruktur, der Schutz vor unkontrollierten Änderungen sowie die Möglichkeit, Dokumente langfristig wiederzufinden und lesbar bereitzustellen. Je nach eingesetztem Speichermedium sind zusätzliche Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) zu berücksichtigen.

Die Einführung sollte schrittweise erfolgen. Besonders geeignet sind zunächst wiederkehrende Lieferantenbelege mit ähnlichem Aufbau. Für diese lassen sich Erfassungs- und Zuordnungsregeln leichter überprüfen. Erst danach werden seltene oder komplexe Dokumenttypen integriert.

Auch eine Cloudlösung kann grundsätzlich eingesetzt werden. Vor ihrer Einführung müssen jedoch die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, der Zugriff auf die Daten, die Wiederherstellbarkeit und die vertraglichen Rahmenbedingungen geprüft werden. Eine Speicherung in der Cloud ist für sich allein weder ein ausreichender Konformitätsnachweis noch ein Ausschlusskriterium.

Als nächster Schritt sollte ein Schweizer KMU einen wiederkehrenden Rechnungs- und Belegtyp auswählen, den vollständigen Ablauf vom Eingang beziehungsweise der Leistungserfassung bis zur Archivierung dokumentieren und anschliessend gezielt vereinfachen. So lässt sich die Digitalisierung anhand eines kontrollierbaren Prozesses einführen, bevor weitere Geschäftsfälle integriert werden.