Wie integriert man Banktransaktionen aus dem Online-Banking in die Buchhaltung?

Banktransaktionen aus dem Online-Banking lassen sich über eine direkte Bankschnittstelle oder durch den Import elektronischer Kontoauszüge in die Buchhaltung übernehmen. Damit daraus ein verlässlicher Buchhaltungsprozess entsteht, müssen die eingelesenen Zahlungen anschliessend offenen Rechnungen, bestehenden Buchungen oder den passenden Sachkonten zugeordnet werden.

Für Schweizer KMU und Finanzteams liegt die entscheidende Herausforderung deshalb nicht allein in der Datenübertragung. Erst ein kontrollierter automatisierter Bankabgleich reduziert die manuelle Erfassung, hält Debitoren- und Kreditorenposten aktuell und verhindert, dass bereits eingegangene Zahlungen im Mahnwesen übersehen werden.

Schweizer Zahlungsreferenzen, standardisierte Kontoauszugsformate und kompatible Banking-Schnittstellen schaffen dafür die technischen Voraussetzungen. Ob eine direkte Verbindung oder ein regelmässiger Dateiimport sinnvoller ist, hängt unter anderem von der Anzahl Konten, dem Transaktionsvolumen und den verfügbaren Funktionen der Buchhaltungssoftware ab.

Entscheidend ist ein Ablauf, bei dem eindeutige Transaktionen automatisch verarbeitet werden, während unklare oder widersprüchliche Zuordnungen zur Prüfung stehen bleiben.

Warum bleiben Banktransaktionen nach dem Import häufig ungeklärt?

Banktransaktionen bleiben nach dem Import häufig ungeklärt, weil die Buchhaltungssoftware keinen eindeutigen Bezug zu einer offenen Rechnung oder bestehenden Buchung erkennt. Ursachen sind fehlende Zahlungsreferenzen, Sammelzahlungen, Teilzahlungen oder Bankbewegungen ohne zugehörigen Beleg. Der erfolgreiche Datenimport bestätigt lediglich die Übertragung der Transaktion, nicht ihre korrekte buchhalterische Zuordnung.

Der Unterschied zwischen importiert und ausgeglichen ist wesentlich: Eine importierte Bankzeile ist in der Buchhaltungssoftware vorhanden. Ausgeglichen ist sie erst, wenn die entsprechende Forderung oder Verbindlichkeit korrekt verarbeitet beziehungsweise die Kontobewegung einem passenden Sachkonto zugeordnet wurde.

Bei Schweizer QR-Rechnungen erleichtern strukturierte Referenzen die Identifikation. Gemäss der FAQ von SIX zu den Schweizer Zahlungsreferenzen umfasst die QR-Referenz 27 Ziffern und wird zusammen mit einer QR-IBAN verwendet. Alternativ existiert die Creditor Reference nach ISO 11649. Solche Angaben können das Matching unterstützen, garantieren aber keinen automatischen Treffer.

Ungeklärte Transaktionen entstehen insbesondere in folgenden Situationen:

• Freie Zahlungsmitteilungen: Der Zahlungspflichtige überweist ohne eindeutige Rechnungsreferenz oder mit einer abweichenden Beschreibung.
• Sammelzahlungen: Ein einzelner Bankbetrag umfasst mehrere Rechnungen oder Zahlungsposten.
• Interne Umbuchungen: Geld wird zwischen eigenen Konten verschoben, ohne dass ein offener Debitoren- oder Kreditorenposten existiert.
• Bankgebühren und Spesen: Der Belastung fehlt eine vorbereitete Kontierung oder eine passende Zuordnungsregel.
• Teilzahlungen: Der eingegangene Betrag stimmt nicht mit dem ursprünglichen Rechnungsbetrag überein.

Die Folgen reichen über die Liste ungeklärter Buchungen hinaus. Nicht erkannte Zahlungseingänge können offene Forderungen fälschlich bestehen lassen und dadurch Mahnungen auslösen. Fehlende Gebührenbuchungen oder nicht geklärte Umbuchungen erschweren zudem die Abstimmung der Bankkonten vor dem Jahresabschluss.

Eine einfache Kontrollgrösse ist die automatische Zuordnungsquote: Anzahl erfolgreich automatisch zugeordneter Banktransaktionen geteilt durch die Anzahl importierter Transaktionen. Sie sollte zusammen mit der Anzahl und dem Alter ungeklärter Posten mindestens wöchentlich überprüft werden, sofern das Transaktionsvolumen dies rechtfertigt.

Sinkt diese Quote, ist zunächst zu untersuchen, welche Transaktionsarten nicht mehr erkannt werden. Neue Regeln sollten erst nach Prüfung der Ursachen entstehen.

Die eigentliche Verbesserung beginnt deshalb bei einer nachvollziehbaren Zuordnungslogik und nicht bei einem häufigeren Import derselben Daten.

Wie richtet man einen automatisierten Bankabgleich ohne falsche Zuordnungen ein?

Ein zuverlässiger automatisierter Bankabgleich beginnt mit eindeutigen Matching-Kriterien und einer kontrollierten Testphase. Strukturierte Rechnungsreferenzen und passende Beträge sollten die wichtigsten Zuordnungsmerkmale sein. Kundeninformationen und Zahlungsdaten dienen als zusätzliche Plausibilitätsprüfung. Unklare Treffer bleiben zur manuellen Kontrolle stehen, anstatt automatisch gebucht zu werden.

Für die Einrichtung bietet sich ein gestuftes Verfahren an, bei dem zunächst die Datenqualität und anschliessend die Automatisierungsregeln geprüft werden.

1. Bank- und Buchhaltungsdaten abstimmen: Sicherstellen, dass die importierten Transaktionen vollständig sind und die offenen Debitoren- und Kreditorenposten aktuell geführt werden.
2. Primärkriterien definieren: Eindeutige Rechnungsreferenzen, die Zahlungsrichtung und den erwarteten Betrag berücksichtigen. Eine Referenz allein sollte keine widersprüchlichen Zahlungsdaten übersteuern.
3. Sekundärkriterien ergänzen: Geschäftspartner, Gegenkonto und zeitliche Plausibilität zur Bestätigung möglicher Treffer verwenden.
4. Ausnahmen festlegen: Bei mehreren möglichen Rechnungen, Teilzahlungen oder nicht erklärten Betragsdifferenzen eine automatische definitive Zuordnung verhindern.
5. Testmonat auswerten: Die Regeln anhand bereits kontrollierter Transaktionen prüfen, bevor automatische Buchungen produktiv freigegeben werden.

Dabei sollten drei Arten der Zuordnung getrennt behandelt werden. Eingänge mit eindeutigen Zahlungsreferenzen eignen sich für den Abgleich mit offenen Debitorenrechnungen. Wiederkehrende Gebühren oder andere eindeutig identifizierbare Belastungen lassen sich unter geeigneten Bedingungen auf Sachkonten kontieren. Nicht eindeutig zuordenbare Transaktionen benötigen eine manuelle Entscheidung.

Bei Betragsdifferenzen sollte eine Toleranz nicht pauschal dazu führen, dass Rechnungen vollständig ausgeglichen werden. Zunächst muss klar sein, ob beispielsweise eine Teilzahlung, ein vereinbarter Skonto oder eine anderweitige Differenz vorliegt. Der verbleibende offene Betrag ist entsprechend zu behandeln.

Besondere Vorsicht ist bei mehreren möglichen Treffern geboten. Haben zwei Kunden Rechnungen über denselben Betrag, darf die Betragsgleichheit allein nicht entscheiden, welche Forderung ausgeglichen wird.

Ist die Zuordnungslogik definiert, entscheidet die technische Anbindung darüber, wie regelmässig und mit welchem Bedienaufwand die Bankdaten verfügbar werden.

Bankfeed oder Dateiimport: Welche Lösung passt zu wenigen und vielen Konten?

Ein direkter Bankfeed eignet sich insbesondere für Unternehmen, die mehrere Konten betreuen und aktuelle Transaktionsdaten regelmässig verarbeiten möchten. Bei wenigen Konten und einem überschaubaren Zahlungsvolumen kann ein periodischer Dateiimport genügen. Entscheidend sind die unterstützten Banken und Formate, die Integrationskosten sowie der Aufwand für Kontrolle und Wartung.

Ein Bankfeed überträgt verfügbare Kontoinformationen über eine eingerichtete Schnittstelle in die Buchhaltungssoftware. Beim Dateiimport werden Kontoauszüge zunächst im Online-Banking heruntergeladen und danach manuell in der Software eingelesen.

Die Schnittstellenverfügbarkeit muss für jede konkrete Bank-Software-Kombination geprüft werden. Eine mögliche Lösung ist bLink. UBS beschreibt in ihrer Anleitung zur Verbindung der Online-Buchhaltung mit Bankkonten unter anderem die Notwendigkeit einer kompatiblen Buchhaltungssoftware, der aktivierten Access App und entsprechend eingerichteter camt.053-Kontoreports.

Diese Voraussetzungen gelten für die beschriebene UBS-Anbindung. Andere Banken und Integrationsverfahren können abweichende Anforderungen haben.

Für komplexere Bankanbindungen kommt auch EBICS infrage. Bei UBS sind unter EBICS 3.0 beispielsweise Kontoauszüge im Format camt.053 und MT940 sowie die Auflösung von Sammelbuchungen mittels camt.054 dokumentiert. Ob diese Informationen tatsächlich bis zur einzelnen offenen Rechnung verarbeitet werden können, hängt zusätzlich von der eingesetzten Software ab.

Bei Berechtigungen und Freigaben sollten Unternehmen zwischen dem Abruf von Kontoinformationen und der Auslösung beziehungsweise Genehmigung von Zahlungen unterscheiden. Welche Unterschriften oder Freigabeschritte erforderlich sind, richtet sich nach der konkreten Bankverbindung und dem gewählten Dienst.

Ein manueller Import ist nicht grundsätzlich fehleranfälliger. Werden Kontoauszüge jedoch nur in grossen Zeitabständen eingelesen, können sich inzwischen zahlreiche ungeklärte Positionen angesammelt haben. Ein direkter Feed verringert diesen manuellen Übertragungsaufwand, ersetzt aber weder die Kontrolle der Datenvollständigkeit noch den eigentlichen Buchhaltungsabgleich.

Unabhängig von der Übertragungsmethode bleibt die Qualität der Zuordnung entscheidend: Eine fehlerhaft konfigurierte Matching-Regel kann auch mit einer technisch einwandfreien Schnittstelle falsche Ergebnisse erzeugen.

Welche Matching-Fehler führen beim Bankabgleich zu falschen Buchungen?

Falsche Buchungen beim Bankabgleich entstehen häufig durch eine zu einfache Zuordnungslogik. Besonders riskant sind Treffer allein anhand identischer Beträge, wiederverwendete Zahlungsmitteilungen und nicht korrekt behandelte Teilzahlungen. Werden solche Regeln automatisch auf zahlreiche Transaktionen angewendet, können fehlerhafte Rechnungszuordnungen über mehrere Abrechnungsperioden bestehen bleiben.

Ein übereinstimmender Betrag ist zunächst nur ein Hinweis. Mehrere offene Rechnungen können denselben Wert aufweisen. Auch eine verspätete Zahlung kann zufällig zu einer neueren Forderung passen, obwohl sie eine ältere Rechnung betrifft.

Typische Fehlerquellen sind:

• Reine Betragsübereinstimmung: Eine Zahlung wird der falschen Rechnung mit identischem Betrag zugeordnet.
• Wiederholte Verwendungszwecke: Gleichlautende Texte bei Raten oder periodischen Zahlungen erzeugen mehrdeutige Treffer.
• Falsche Periodenzuordnung: Eine verzögert eingegangene Zahlung wird mit einer neueren statt der ursprünglich gemeinten Forderung verrechnet.
• Unvollständige Teilzahlungslogik: Ein offener Posten wird vollständig geschlossen, obwohl nur ein Teilbetrag beglichen wurde.
• Fehlerhafte Sammelzahlungsbehandlung: Ein Gesamtbetrag wird einer einzelnen Rechnung zugeordnet, obwohl mehrere Rechnungen betroffen sind.

Ein hypothetisches Beispiel verdeutlicht die Gefahr: Ein Unternehmen stellt einem Kunden eine Rechnung über CHF 2’000. Der Kunde überweist zunächst CHF 1’200. Wird dieser Zahlungseingang korrekt als Teilzahlung verarbeitet, bleiben CHF 800 offen. Eine fehlerhafte Regel könnte dagegen die gesamte Forderung ausgleichen oder die CHF 1’200 einer anderen Rechnung zuordnen.

Bei Skonto muss die Software zusätzlich unterscheiden, ob der Abzug tatsächlich vereinbart und zulässig ist. Ein kleinerer Zahlungseingang darf nicht allein aufgrund einer allgemeinen Betragsabweichung automatisch als vollständige Begleichung gelten.

Matching-Regeln sollten deshalb zunächst im Kontrollmodus getestet werden. Neue Regeln müssen zeigen, welche Transaktionen sie zuordnen würden und welche Begründung hinter dem Treffer steht. Erst nach fachlicher Prüfung sollten sie eigenständig Buchungsvorschläge erzeugen oder, wo angemessen, Buchungen ausführen.

Eine monatliche Stichprobe sollte insbesondere neu eingerichtete Regeln, Teilzahlungen, wiederkehrende Beträge und Transaktionen mit manuellen Korrekturen berücksichtigen. Zusätzlich ist der gebuchte Banksaldo mit dem Kontoauszug abzustimmen und die Offene-Posten-Liste auf sachlich unplausible Restbeträge zu prüfen.

Dabei ist zu beachten, dass eine korrekte Banksaldoabstimmung allein keine korrekte Debitorenzuordnung beweist: Eine Zahlung kann im richtigen Bankkonto erfasst und dennoch dem falschen Kunden zugeordnet sein.

Wie schnell solche Fehler entdeckt werden, hängt anschliessend auch vom zeitlichen Abstand zwischen den einzelnen Bankabgleichen ab.

Wann sollte ein Unternehmen Banktransaktionen täglich statt monatlich abgleichen?

Ein täglicher Bankabgleich ist vor allem dann sinnvoll, wenn zahlreiche Zahlungen eingehen, viele Rechnungen offenstehen oder aktuelle Zahlungseingänge für Liquiditätsentscheidungen und Mahnläufe benötigt werden. Bei wenigen Transaktionen und einer stabilen Zuordnungsquote kann ein wöchentlicher oder monatlicher Abgleich ausreichen. Eine allgemeingültige Frequenz gibt es nicht.

Für die Entscheidung sollten Unternehmen zunächst zwei unterschiedliche Aufgaben trennen: die Überwachung der Liquidität und die buchhalterische Abstimmung.

Eine tägliche Liquiditätsübersicht zeigt, welche Mittel verfügbar sind und welche relevanten Kontobewegungen stattgefunden haben. Der vollständige Buchhaltungsabgleich prüft dagegen, ob die Bewegungen korrekt erfasst und den entsprechenden offenen Posten oder Sachkonten zugeordnet wurden.

Beides kann täglich erfolgen, muss aber nicht denselben Bearbeitungsrhythmus haben.

Eine niedrige automatische Zuordnungsquote kann einen häufigeren Kontrollbedarf begründen. Das bedeutet jedoch nicht, dass sämtliche ungeklärten Positionen täglich manuell bearbeitet werden müssen. Sinnvoll ist eine Priorisierung nach Alter, Betrag und geschäftlicher Bedeutung.

Als Warnsignal gilt, wenn die Liste ungeklärter Posten zwischen zwei Abgleichsterminen kontinuierlich wächst oder Kunden wiederholt Mahnungen für bereits bezahlte Rechnungen erhalten. In diesen Fällen sollte der Bearbeitungsrhythmus angepasst und gleichzeitig die zugrunde liegende Zuordnungslogik überprüft werden.

Auch der Monats- und Jahresabschluss sowie die Vorbereitung der Mehrwertsteuerabrechnung können zusätzliche Abstimmungstermine erforderlich machen. Welche Auswirkungen offene Bankpositionen tatsächlich auf die MWST haben, hängt allerdings von der Abrechnungsmethode und der jeweiligen Buchung ab.

Besonders eng sollte der Bankabgleich mit dem Mahnwesen abgestimmt werden, da verspätete Zahlungszuordnungen dort unmittelbar für Kunden sichtbar werden.

Welche Fehler lösen Mahnungen aus, obwohl die Rechnung bereits bezahlt wurde?

Fehlmahnungen entstehen häufig, wenn eine eingegangene Zahlung zwar auf dem Bankkonto sichtbar ist, in der Buchhaltung aber noch nicht mit der offenen Rechnung abgeglichen wurde. Auch falsche Rechnungszuordnungen, ungeeignete Mahnfristen und verspätete manuelle Buchungen können dazu führen, dass bezahlte Forderungen weiterhin als überfällig erscheinen.

Der Mahnprozess orientiert sich üblicherweise am Status der offenen Debitorenposten. Ist die Zahlung dort nicht korrekt erfasst, kann die Mahnsoftware eine Rechnung weiterhin als unbezahlt behandeln. Das Problem liegt dann möglicherweise nicht bei der Zahlung selbst, sondern bei der fehlenden oder fehlerhaften Verarbeitung.

Besonders kritisch sind drei Konstellationen:

• Verspäteter Bankabgleich: Die Überweisung ist eingegangen, aber der relevante Kontoauszug wurde noch nicht verarbeitet.
• Falsche Zuordnung: Eine wiederkehrende Zahlung wird einer anderen Rechnung oder Abrechnungsperiode zugeordnet.
• Ungeeignete Datumslogik: Das System beurteilt die Zahlung anhand eines späteren Import- oder Verarbeitungsdatums, ohne das tatsächliche Zahlungseingangsdatum angemessen zu berücksichtigen.

Hinzu kommen Zahlungen ohne eindeutige Referenz. Sie können in der Liste ungeklärter Bankpositionen stehen bleiben, während der zugehörige Debitorenposten weiterhin offen ausgewiesen wird.

Ein sicherer Ablauf sieht vor, vor jedem Mahnlauf die verfügbaren Zahlungseingänge bis zum festgelegten Stichtag zu importieren und die relevanten offenen Posten abzugleichen. Ungeklärte Eingänge sollten darauf geprüft werden, ob sie zu einer Rechnung auf der Mahnliste gehören könnten.

Für erste Mahnungen oder andere sensible Mahnstufen kann eine zusätzliche manuelle Freigabe vorgesehen werden. Stellt sich eine bereits bezahlte Rechnung heraus, muss die Zuordnung korrigiert und die betreffende Mahnung zurückgehalten beziehungsweise berichtigt werden.

Fehlmahnungen können die Kundenbeziehung belasten. Auch Mahngebühren sind in der Schweiz nicht automatisch in jeder beliebigen Höhe geschuldet. Ihre Berechtigung hängt unter anderem von der vertraglichen Grundlage und den konkreten Umständen ab. Unberechtigte Forderungen sollten deshalb nicht ungeprüft weiterverfolgt werden.

Für Rückfragen aus dem Debitorenmanagement ist es hilfreich, das Datum des Zahlungseingangs, die Bankreferenz, den aktuellen Zuordnungsstatus und allfällige manuelle Korrekturen nachvollziehbar verfügbar zu halten.

Während ungeklärte Debitorenzahlungen besonders im Mahnwesen auffallen, entstehen andere Fehler schleichend durch regelmässige automatische Sachbuchungen.

Wie richtet man wiederkehrende Buchungen ein, ohne falsche Kontierungen zu vervielfachen?

Wiederkehrende Buchungen sollten nur dann automatisch kontiert werden, wenn die zugrunde liegende Transaktion zuverlässig identifiziert werden kann. Dafür eignen sich geprüfte Regeln mit Gegenkonto, Referenz, Zahlungsrichtung und plausiblen Betragsmerkmalen. Entscheidend ist ausserdem, dass bereits vorbereitete oder verbuchte Geschäftsvorfälle nicht beim Bankabgleich ein zweites Mal erfasst werden.

Typische Anwendungsfälle sind Bankgebühren, Mieten, regelmässige Abonnements und bestimmte Salärzahlungen. Da diese Bewegungen häufig ähnliche Merkmale besitzen, können sie mit kontrollierten Buchungsvorlagen verarbeitet werden.

Allerdings genügt ein wiederkehrender Betrag allein nicht zur eindeutigen Identifikation. Eine Mietzahlung kann sich beispielsweise durch eine Anpassung des Vertrags ändern, während eine andere wiederkehrende Belastung zufällig denselben Betrag aufweist.

Für eine zuverlässige Einrichtung sollten folgende Grundsätze gelten:

• Transaktionsgebundene Regeln: Eine automatische Sachbuchung muss einer konkreten Bankbewegung oder einem eindeutig definierten Buchungsereignis zugeordnet werden können.
• Kontrollierte Stammdaten: Sachkonto, Kostenstelle und gegebenenfalls MWST-Code müssen vor der Aktivierung fachlich geprüft sein.
• Schutz vor Doppelbuchungen: Bereits vorhandene Buchungen müssen erkannt und mit dem Bankeingang beziehungsweise der Bankbelastung abgeglichen werden.
• Ausnahmen bei Veränderungen: Ungewöhnliche Beträge, abweichende Gegenkonten oder unerwartete Buchungsintervalle sollten zur Prüfung gelangen.

Ein häufiger Fehler entsteht, wenn eine monatliche Ausgabe bereits durch eine Dauerbuchung erfasst wird und dieselbe Ausgabe beim Import des Kontoauszugs nochmals als neuer Aufwand verbucht wird. Dadurch können Aufwand und Gegenkonten doppelt belastet werden, obwohl tatsächlich nur eine Zahlung stattgefunden hat.

Das richtige Verfahren hängt vom gewählten Buchungsmodell ab: Existiert bereits ein gebuchter offener Kreditorenposten, soll die Bankzahlung diesen ausgleichen. Wurde noch kein Geschäftsvorfall erfasst, kann unter geeigneten Voraussetzungen eine direkte Sachbuchung entstehen.

Zur Jahresabschlusskontrolle gehört ein Vergleich der erwarteten und tatsächlich erfassten Häufigkeit. Bei einer hypothetischen monatlichen Mietzahlung wären beispielsweise zwölf reguläre Monatsbuchungen zu erwarten, sofern das Mietverhältnis das ganze Jahr unverändert bestand. Eine dreizehnte gleichartige Aufwandbuchung wäre ein Anlass zur Untersuchung, aber noch kein alleiniger Beweis für einen Fehler.

Auch periodische Bankspesen und ihre MWST-Behandlung verdienen Aufmerksamkeit. Fehlerhafte Steuercodes oder Kontierungen können sich über das gesamte Jahr wiederholen und müssen vor der steuerlichen Auswertung korrigiert werden.

Die Qualität dieser Buchungen wirkt sich unmittelbar auf Abschlusszahlen und steuerrelevante Auswertungen aus. Deshalb sollte ihre Prüfung Bestandteil der Vorbereitung der Schweizer Mehrwertsteuerabrechnung sein.

Wie lässt sich eine digitale Umsatzsteuervoranmeldung zuverlässig vorbereiten?

Für Schweizer Unternehmen erfolgt die digitale Vorbereitung einer Umsatzsteuervoranmeldung im Rahmen der Mehrwertsteuerabrechnung. Dazu müssen steuerrelevante Buchungen vollständig und korrekt kontiert, relevante Bankdifferenzen geklärt sowie Abrechnungsperiode und MWST-Methode berücksichtigt werden. Ein sauberer Bankabgleich unterstützt diese Prüfung, ist jedoch nicht mit der Ermittlung der steuerpflichtigen Umsätze gleichzusetzen.

In der Schweiz ist die Bezeichnung MWST-Abrechnung üblich. Ihre fachliche Vorbereitung erfolgt anhand der Buchhaltung und der für das Unternehmen geltenden Abrechnungsvorschriften.

Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten und der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten unterscheiden sich die massgeblichen Zeitpunkte für die steuerliche Erfassung. Deshalb kann nicht pauschal behauptet werden, dass jede Zahlung erst mit ihrem Bankeingang steuerlich relevant wird.

Vor der elektronischen Einreichung sollten Finanzteams die folgenden Kontrollen durchführen:

1. Bankkonten abstimmen: Den buchhalterischen Banksaldo mit den Kontoauszügen vergleichen und ungeklärte Differenzen untersuchen.
2. Offene Transaktionen bewerten: Nicht zugeordnete Bankbewegungen klären oder mit dokumentiertem Grund zur weiteren Bearbeitung erfassen. Ein verbleibender Posten darf nicht ungeprüft steuerrelevant sein.
3. Periodengrenzen kontrollieren: Buchungsdatum, Zahlungsdatum und Valutadatum sachgerecht unterscheiden und die für den jeweiligen Geschäftsvorfall geltende steuerliche Zuordnung prüfen.
4. MWST-Kontierungen überprüfen: Umsatzsteuer, Vorsteuer, Steuercodes und allfällige Korrekturen mit den zugrunde liegenden Belegen abstimmen.
5. Abrechnung freigeben: Die ermittelten Werte kontrollieren und die elektronische Einreichung entsprechend den internen Berechtigungen durchführen.

Eine vollständige Liste ausgeglichener Bankbewegungen ist dabei ein nützliches Kontrollinstrument, aber keine allgemeine gesetzliche Voraussetzung für jede MWST-Einreichung. Entscheidend ist, dass die steuerlich massgeblichen Geschäftsvorfälle nach der geltenden Methode richtig berücksichtigt werden.

Die elektronische Einreichung erfolgt über das Portal der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Gemäss den Informationen der ESTV zur elektronischen MWST-Abrechnung wird seit dem 11. Mai 2026 ausschliesslich MWST-Abrechnung pro verwendet. Das frühere Verfahren MWST-Abrechnung easy wurde eingestellt.

Im digitalen Prozess sind verschiedene Berechtigungen vorgesehen, etwa für das Ausfüllen und das Einreichen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass die fachlich kontrollierte Abrechnung durch eine entsprechend berechtigte Person freigegeben wird.

Auch die geltende Abrechnungsperiodizität ist individuell zu prüfen. Sie kann sich unter anderem nach der zugelassenen Abrechnungsmethode und den Voraussetzungen für die jeweilige Periodizität richten. Eine allgemeine quartalsweise oder halbjährliche Frist für alle Unternehmen lässt sich daraus nicht ableiten.

Als nächster praktischer Schritt empfiehlt sich ein vollständig dokumentierter Testabgleich für eine abgeschlossene Buchungsperiode. Damit lässt sich überprüfen, ob Import, Zuordnung, Ausnahmebehandlung und Freigabe zuverlässig zusammenspielen, bevor weitere Bankkonten oder Buchungsarten automatisiert werden.