Wann lohnt sich ein Abonnementmodell für Unternehmenssoftware?

Ein Abonnementmodell für Unternehmenssoftware lohnt sich vor allem dann, wenn ein Unternehmen geringe Anfangsinvestitionen, regelmässige Aktualisierungen und eine anpassbare Nutzerzahl benötigt. Bei langfristig stabilen Anforderungen kann dagegen eine Kauflizenz wirtschaftlicher sein. Entscheidend sind nicht die monatlichen Gebühren allein, sondern die Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer.

Für Schweizer KMU stellt sich diese Frage besonders bei Buchhaltungssoftware, CRM-Systemen, Büroanwendungen und branchenspezifischen Lösungen. Ein monatlich überschaubarer Preis kann sich über mehrere Jahre zu einem erheblichen Kostenblock entwickeln. Gleichzeitig verursacht eine vermeintlich günstige Kauflizenz möglicherweise zusätzliche Ausgaben für Wartung, Infrastruktur und interne IT-Betreuung.

Ein sinnvoller Vergleich berücksichtigt deshalb Softwarekosten, Nutzerentwicklung, Vertragsbedingungen, Datenverfügbarkeit und spätere Wechselkosten. Die wirtschaftlich passende Lösung muss nicht zwingend das günstigste Angebot sein. Sie sollte zum tatsächlichen Bedarf passen und auch bei veränderten betrieblichen Voraussetzungen tragbar bleiben.

Warum wirkt Software im Abonnement anfangs günstiger als über mehrere Jahre?

Software im Abonnement wirkt zunächst günstiger, weil hohe Anschaffungskosten durch kleinere, regelmässige Zahlungen ersetzt werden. Dieser Liquiditätsvorteil bedeutet jedoch nicht automatisch niedrigere Gesamtkosten. Über mehrere Jahre können Abogebühren, Preiserhöhungen und Zusatzleistungen den Preis einer Kauflizenz übersteigen, insbesondere wenn sich die Anforderungen kaum verändern.

Bei einer Kauflizenz entsteht ein wesentlicher Kostenanteil zum Anschaffungszeitpunkt. Beim Software-Abo verteilt sich die finanzielle Belastung auf die gesamte Vertragsdauer. Die kurzfristige Preiswahrnehmung begünstigt deshalb häufig das Abonnement, obwohl die langfristige Wirtschaftlichkeit noch ungeklärt ist.

Ein ausdrücklich hypothetisches Rechenbeispiel verdeutlicht diesen Unterschied: Ein Unternehmen benötigt zehn Softwarelizenzen und erhält zwei Angebote. Das SaaS-Angebot kostet CHF 30 pro Nutzer und Monat. Die Kauflizenz kostet einmalig CHF 900 pro Nutzer. Ohne weitere Kosten ergibt sich nach drei Jahren folgender Vergleich.

Für eine aussagekräftige Gegenüberstellung müssen auch indirekte Kosten berücksichtigt werden. Der IBM-Fachartikel zum Total Cost of Ownership erläutert, weshalb neben Anschaffungs- und Nutzungsgebühren beispielsweise Personalaufwand, Einrichtung, Wartung und weitere Betriebskosten zur Gesamtrechnung gehören.

Beim Abonnement sind insbesondere mögliche Preisänderungen bei der Verlängerung, aufwendige Datenmigrationen, Schulungen nach grösseren Funktionsänderungen und die Abhängigkeit vom Anbieter relevant. Bei einer Kauflizenz fallen dafür unter Umständen eigene Update-, Support- und Infrastrukturkosten an.

Für Schweizer KMU kann die Verteilung der Zahlungen auf laufende Perioden die Liquiditätsplanung erleichtern. Wiederkehrende Gebühren können häufig als laufender Aufwand behandelt werden, während der Erwerb bestimmter Softwarelizenzen eine Aktivierung und Abschreibung erfordern kann. Die konkrete bilanzielle und steuerliche Behandlung hängt jedoch vom Vertrag, dem Rechnungslegungsrahmen und der jeweiligen Situation ab.

Erst wenn sämtliche relevanten Kosten auf derselben Grundlage stehen, lässt sich beurteilen, ob die geringere Anfangsbelastung den langfristigen Aufwand rechtfertigt. Besonders wichtig ist dabei, wie viele Nutzer und Funktionen künftig tatsächlich benötigt werden.

Wie kalkuliert man SaaS-Kosten inklusive Nutzerwachstum und Zusatzmodule?

SaaS-Kosten werden zuverlässig kalkuliert, indem Grundlizenzen, zusätzliche Funktionen, verbrauchsabhängige Gebühren und Einführungskosten separat erfasst werden. Anschliessend werden unterschiedliche Nutzerentwicklungen über mehrere Jahre simuliert. So lässt sich erkennen, wie stark Wachstum, zusätzliche Module oder veränderte Nutzungsprofile die tatsächlichen Softwareausgaben beeinflussen.

Viele SaaS-Angebote bestehen nicht aus einem einzigen festen Preis. Neben der monatlichen oder jährlichen Grundgebühr können zusätzliche Kosten für Speicher, Transaktionen, Schnittstellen, erweiterte Sicherheitsfunktionen oder bestimmte Nutzerrollen entstehen.

Eine Kalkulationsmatrix sollte deshalb mindestens drei laufende Kostenebenen und die einmaligen Einführungskosten unterscheiden.

Die jährlichen Kosten lassen sich grundsätzlich wie folgt berechnen:

Jahreskosten = Grundlizenzen + Zusatzmodule + Verbrauchskosten + jährliche Betreuungskosten.

Einmalige Einführungskosten werden für die Gesamtrechnung ergänzt. Bei nutzerabhängigen Tarifen sollte die Berechnung je Vertragsperiode erfolgen, insbesondere wenn neue Nutzer nicht gleichzeitig hinzukommen.

Für eine Dreijahresplanung empfiehlt sich die Modellierung von drei ausdrücklich angenommenen Szenarien: geringes, erwartetes und starkes Nutzerwachstum. Jedes Szenario verwendet dieselbe Software und dieselben Funktionsanforderungen, jedoch unterschiedliche Nutzerzahlen und Verbrauchsmengen.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Schwellenwerte in den Preisplänen. Sobald zusätzliche Nutzer eine teurere Lizenzstufe, ein erweitertes Modul oder eine andere Vertragskategorie benötigen, können die Kosten sprunghaft steigen. Auch der Wegfall vereinbarter Rabatte muss berücksichtigt werden.

Vor Vertragsabschluss sollte ein Unternehmen ein vollständiges Angebot für sämtliche vorgesehenen Funktionen sowie die Bedingungen künftiger Preisanpassungen verlangen. Wichtig ist zudem, dass Migration und Schulung bei einem möglichen Anbieterwechsel erneut anfallen können.

Die Berechnung zeigt nicht nur, welches Angebot heute günstiger ist. Sie schafft auch die Grundlage für die Entscheidung, welche Vertragsdauer bei einer unsicheren Nutzerentwicklung sinnvoll erscheint.

Monatsabo oder Jahresvertrag: Was passt zu schwankender Nutzerzahl besser?

Bei stark schwankender Nutzerzahl ist ein flexibel anpassbares Monatsabonnement häufig sinnvoller als ein starrer Jahresvertrag. Für dauerhaft benötigte Lizenzen kann eine längere Bindung dagegen Preisvorteile bieten. Entscheidend ist, ob die Einsparungen eines Jahresvertrags höher ausfallen als die zusätzlichen Kosten für zeitweise ungenutzte Lizenzen.

Der mögliche Preisaufschlag eines Monatsmodells lässt sich als Flexibilitätsprämie betrachten. Das Unternehmen bezahlt gegebenenfalls mehr pro Nutzer, erhält dafür aber die Möglichkeit, den Lizenzbestand kurzfristiger an den Bedarf anzupassen.

Allerdings garantieren weder monatliche Rechnungen noch die Bezeichnung «Monatsabo» automatisch ein monatliches Kündigungsrecht. Zahlungsintervall, Vertragslaufzeit, Mindestabnahme und Anpassungsrechte müssen getrennt geprüft werden.

Für die Vertragswahl lassen sich drei Nutzergruppen unterscheiden:

• Stabile Kernbelegschaft: Dauerhaft benötigte Zugänge können von einem Jahresvertrag profitieren, sofern dessen Konditionen vorteilhaft sind.
• Saisonale und projektbezogene Nutzer: Befristete Zugänge sprechen eher für kurzfristig anpassbare Verträge.
• Entwicklungsabhängige Rollen: Bei ungewissem Personalbedarf können flexible Lizenzkontingente oder vertraglich vereinbarte Staffelungen sinnvoll sein.

Eine Mischstrategie kombiniert längerfristig gebundene Basislizenzen mit kurzfristig buchbaren Zusatzlizenzen. Ob dies möglich ist, hängt vom konkreten Anbieter und dessen Produktbedingungen ab.

Die Vertragsmechanik darf nicht unterschätzt werden. Die Microsoft-Dokumentation zu den Stornierungsrichtlinien beschreibt beispielsweise für bestimmte Abonnements der New Commerce Experience ein siebentägiges Änderungs- beziehungsweise Stornierungsfenster. Diese Regel gilt nicht allgemein für SaaS-Verträge und kann je nach Produkt und Vertriebsmodell unterschiedlich ausgestaltet sein.

Schweizer Unternehmen sollten deshalb Kündigungsfristen, automatische Verlängerungen, Reduktionsmöglichkeiten und Mindestlizenzzahlen ausdrücklich im konkreten Vertrag prüfen.

Ein praktischer Belastungstest besteht darin, die monatlichen Nutzerzahlen der letzten zwei Jahre auszuwerten und den voraussichtlichen Bedarf für die nächsten zwölf Monate gegenüberzustellen. Liegen grosse Schwankungen vor, sollte berechnet werden, ob die zusätzliche Flexibilität eines Monatsmodells ihren Mehrpreis rechtfertigt.

Selbst ein gut gewählter Tarif bleibt jedoch unnötig teuer, wenn Lizenzen nach Personalwechseln nicht überprüft oder einzelnen Mitarbeitenden zu umfangreiche Lizenzpakete zugeordnet werden.

Welche Lizenzfehler treiben Software-Abonnements unbemerkt in die Höhe?

Unnötige Softwarekosten entstehen häufig durch ungenutzte Nutzerkonten, doppelt vergebene Lizenzen, überdimensionierte Berechtigungen und falsch konfigurierte Lizenzpakete. Besonders problematisch ist die fehlende Abstimmung zwischen Personalverwaltung, IT-Administration und Abrechnung. Ein systematischer Abgleich zeigt, welche Lizenzen tatsächlich erforderlich sind und welche Kosten vertraglich reduziert werden können.

Ein typisches Problem sind sogenannte schlafende Lizenzen. Konten ehemaliger Mitarbeitender bleiben bestehen, Testzugänge werden nicht bereinigt oder einzelne Personen erhalten durch getrennte Verwaltungssysteme mehrere kostenpflichtige Berechtigungen.

Auch die Lizenzstufe kann unnötige Kosten verursachen. Mitarbeitende, die ausschliesslich Informationen lesen oder gelegentlich Daten abrufen, benötigen möglicherweise nicht dieselben Funktionen wie Personen mit umfassenden Bearbeitungs- und Administrationsrechten.

Ein weiteres Risiko entsteht durch unübersichtliche Lizenzbündel: Ein Unternehmen bezahlt ein Paket mit umfangreichen enthaltenen Funktionen, nutzt davon jedoch nur einen Teil und kauft gleichzeitig zusätzliche Einzelmodule hinzu, deren Leistungsumfang sich überschneidet.

Die Microsoft-365-Dokumentation zu Nutzungsberichten beschreibt administrative Möglichkeiten, die Aktivität verschiedener Dienste und Informationen über Lizenzzuweisungen auszuwerten. Solche Daten können helfen, selten genutzte Zugänge zu erkennen. Die verfügbaren Berichte unterscheiden sich jedoch je nach Dienst.

Wenig Aktivität bedeutet nicht automatisch, dass eine Lizenz entbehrlich ist. Einzelne Zugänge werden beispielsweise nur bei bestimmten Geschäftsereignissen benötigt. Vor einer Reduktion muss daher zusätzlich der betriebliche Zugriffsbedarf geprüft werden.

Für eine verlässliche Kontrolle empfiehlt sich ein vierteljährlicher Lizenzrollen-Audit, bei dem Rechnungen, Nutzerlisten und verfügbare Nutzungsdaten miteinander abgeglichen werden.

Die technische Bereinigung von Konten und die wirtschaftliche Einsparung sind allerdings zwei unterschiedliche Schritte. Ob eine reduzierte Lizenzzahl tatsächlich eine niedrigere Rechnung bewirkt, hängt von den vereinbarten Anpassungsrechten und Fristen ab.

Wann sollten Software-Abonnements reduziert, erweitert oder gekündigt werden?

Software-Abonnements sollten überprüft werden, sobald sich der Nutzerbedarf deutlich verändert, Funktionen dauerhaft ungenutzt bleiben oder eine wesentliche Preiserhöhung angekündigt wird. Eine Reduktion eignet sich bei Überkapazitäten, eine Erweiterung bei nachweislich steigendem Bedarf und eine Kündigung bei entfallendem Nutzen. Wechselkosten und Vertragsfristen müssen jeweils einbezogen werden.

Die Prüfung sollte nicht erst unmittelbar vor der Vertragsverlängerung beginnen. Je nach Vertrag müssen Änderungen deutlich früher angekündigt werden. Sinnvoll ist daher eine interne Wiedervorlage mit ausreichend zeitlichem Abstand zum letzten zulässigen Änderungs- oder Kündigungstermin.

Drei Situationen verdienen besondere Aufmerksamkeit:

• Sinkender Personal- oder Nutzungsbedarf: Nicht mehr benötigte Lizenzen sollten identifiziert und zum frühestmöglichen vertraglichen Zeitpunkt reduziert werden.
• Wiederholte Nichtnutzung von Funktionen: Bleibt ein kostenpflichtiges Modul über mehrere Abrechnungsperioden weitgehend ungenutzt, ist ein Downgrade zu prüfen.
• Erhebliche Preisänderungen: Eine angekündigte Erhöhung sollte Anlass sein, alternative Lizenzstufen, Wettbewerbsangebote und die Kosten eines Anbieterwechsels zu vergleichen.

Eine Erweiterung ist dagegen sinnvoll, wenn zusätzliche Funktionen oder Nutzer dauerhaft benötigt werden und ein grösseres Lizenzpaket nachweislich günstiger ausfällt als mehrere Einzelbuchungen. Entscheidend ist der effektiv erforderliche Leistungsumfang.

Bei einer Kündigung müssen auch die Folgekosten berücksichtigt werden. Datenexport, Migration, interne Schulungen und ein zeitweiliger Parallelbetrieb können einen erheblichen Aufwand verursachen. Dadurch kann die Verlängerung eines bestehenden Abonnements kurzfristig wirtschaftlicher sein als ein sofortiger Wechsel, selbst wenn der neue Tarif langfristig günstiger erscheint.

Vor der Kündigung lohnt sich eine strukturierte Anfrage beim Anbieter. Mögliche Verhandlungsgegenstände sind eine kleinere Lizenzstufe, günstigere Konditionen bei verbindlicher längerer Laufzeit oder eine zeitweise Verringerung des Lizenzbestands. Ein Anspruch auf solche Möglichkeiten besteht jedoch nicht automatisch.

Für die Entscheidung sollten die verbleibenden Vertragszahlungen, die Kosten eines Wechsels und der erwartete Nutzen der jeweiligen Alternative dokumentiert werden. Dadurch wird sichtbar, ob Einsparungen sofort oder erst nach einer längeren Übergangsphase entstehen.

Bleibt eine Software über viele Jahre unverändert im Einsatz, stellt sich zusätzlich die grundlegende Frage, ob ein wiederkehrendes Abonnement überhaupt das passende Lizenzmodell ist.

SaaS oder Kauflizenz: Welches Modell passt bei langfristiger Nutzung besser?

Bei langfristiger Nutzung kann eine Kauflizenz wirtschaftlich vorteilhaft sein, wenn Funktionen, Nutzerzahl und technische Anforderungen über mehrere Jahre stabil bleiben. SaaS eignet sich eher für Unternehmen mit regelmässigem Anpassungsbedarf und dem Wunsch nach ausgelagerten Betriebsleistungen. Ein tragfähiger Vergleich berücksichtigt neben den Lizenzpreisen auch Wartung, Administration, Infrastruktur und Wechselmöglichkeiten.

Eine Kauflizenz bietet typischerweise ein dauerhaftes Nutzungsrecht für eine bestimmte Softwareversion beziehungsweise den vertraglich festgelegten Leistungsumfang. Zusätzliche Updates, Supportverträge oder spätere Hauptversionen können separat kostenpflichtig sein. Ein SaaS-Abonnement verbindet dagegen häufig Nutzung, Bereitstellung und Aktualisierung in einem wiederkehrenden Tarif.

Für die wirtschaftliche Bewertung ist deshalb eine Gegenüberstellung über denselben Zeitraum erforderlich.

Eine Kauflizenz ist nicht automatisch mit lokalem Betrieb gleichzusetzen. Ebenso kann es abonnierte Software geben, die auf eigener Infrastruktur installiert wird. Lizenzmodell und Betriebsmodell müssen daher getrennt betrachtet werden.

Neben den Gesamtkosten spielen die Datenhoheit, die Abhängigkeit von der Produktentwicklung des Anbieters und die Exportmöglichkeiten eine Rolle. Vor allem bei geschäftskritischen Anwendungen sollte geklärt werden, ob Daten vollständig und in einem weiterverwendbaren Format verfügbar bleiben.

Ein Unternehmen mit stabilen Kernprozessen kann prüfen, ob eine Dauerlizenz für seine langfristig genutzte Hauptanwendung geeignet ist. Für ergänzende Funktionen mit häufigen Änderungen oder zeitlich begrenztem Bedarf können Abonnements gleichzeitig wirtschaftlich sinnvoll bleiben.

Diese Kombination setzt allerdings voraus, dass die eingesetzten Anwendungen miteinander kompatibel sind und die erforderlichen Schnittstellen dauerhaft unterstützt werden.

Ob die lokale Alternative tatsächlich günstiger wird, zeigt sich erst, wenn die vollständigen Kosten für Infrastruktur, Wartung und personellen Betrieb über mehrere Jahre erfasst werden.

Wie kalkuliert man Server, Lizenzen, Wartung und Betrieb über 5 Jahre?

Eine Fünfjahreskalkulation erfasst sämtliche einmaligen und wiederkehrenden IT-Kosten getrennt nach Jahren. Dazu gehören Lizenzen, Hardware, Wartung, Hosting, Personal, Sicherheit, Migration und spätere Ersatzinvestitionen. Anschliessend werden SaaS und lokale Systeme auf derselben Zeitbasis verglichen. Optional können zukünftige Zahlungen abgezinst werden, um ihren heutigen wirtschaftlichen Wert zu berücksichtigen.

Eine vollständige Rechnung beginnt mit der Trennung von Anschaffungskosten und laufenden Betriebskosten. Bei eigenen Servern zählen beispielsweise Hardwareanschaffung, Netzwerkkomponenten, Installation und gegebenenfalls erforderliche Softwarelizenzen zu den anfänglichen Ausgaben.

Während des Betriebs können Kosten für Strom, Administration, Sicherheitsupdates, Datensicherung, Support und die Behebung technischer Störungen entstehen. Hinzu kommen mögliche grössere Ausgaben für Hardwareersatz oder Software-Upgrades.

Die folgende Struktur erleichtert den systematischen Vergleich:

Besonders häufig unterschätzt wird die interne Arbeitszeit. Sicherheitsupdates einspielen, Backups kontrollieren, Benutzerrechte verwalten und Störungen beheben sind betriebliche Leistungen, auch wenn dafür keine separate Anbieterrechnung entsteht.

Zur Kalkulation kann die geschätzte jährliche Administrationszeit mit einem nachvollziehbaren internen Vollkostensatz multipliziert werden. Dasselbe Prinzip gilt für Personalaufwand bei der Verwaltung von Cloud-Anwendungen.

Fünfjahreskosten = einmalige Kosten + Summe aller jährlichen Kosten + zusätzliche Investitionen und Wechselkosten innerhalb des Betrachtungszeitraums.

Bei einer Kapitalwertbetrachtung werden zukünftige Zahlungen mit einem unternehmensspezifisch begründeten Diskontsatz auf den Bewertungszeitpunkt abgezinst. Der Diskontsatz sollte nicht willkürlich gewählt werden. Auch Restwerte von Hardware und noch nutzbare Lizenzrechte müssen konsistent behandelt werden.

Für die Liquiditätsplanung ist zusätzlich die zeitliche Verteilung wichtig. Abonnements können relativ gleichmässige Auszahlungen erzeugen, während lokale Lösungen grössere, unregelmässige Investitionen erfordern. Beide Modelle können zudem unerwartete Zusatzkosten verursachen.

Da Hardwarepreise, Personalaufwand und technische Anforderungen unternehmensabhängig sind, lässt sich keine allgemeingültige Grenze angeben, ab der eine eigene Infrastruktur günstiger wird.

Die niedrigeren Gesamtkosten allein sollten aber nicht ausschlaggebend sein. Auch Datenschutz, Sicherheitsverantwortung und die verfügbare interne IT-Kompetenz bestimmen, ob eine lokale Lösung langfristig geeignet ist.

Wann lohnen sich lokale Lizenzen und eigene Hardware gegenüber Cloud-Software?

Lokale Lizenzen und eigene Hardware können sich lohnen, wenn Unternehmen besonders hohe Anforderungen an technische Kontrolle, stabile Geschäftsprozesse und die Integration bestehender Systeme haben. Voraussetzung sind ausreichende interne Ressourcen für Wartung, Sicherheit und Betrieb. Für kleinere Teams ohne eigene IT-Abteilung kann Cloud-Software dagegen wirtschaftlicher und organisatorisch einfacher sein.

In der Schweiz spielen neben den Kosten insbesondere die Art der bearbeiteten Daten, vertragliche Verpflichtungen und branchenspezifische Vorgaben eine Rolle. Unternehmen mit besonders sensiblen Informationen müssen genau prüfen, unter welchen Bedingungen eine externe Verarbeitung zulässig und praktisch beherrschbar ist.

Der EDÖB informiert über Datenschutz beim Cloud-Computing und erläutert die Verantwortung der Unternehmen bei ausgelagerter Bearbeitung von Personendaten. Zu prüfen sind unter anderem die Sicherheit, die Einbindung von Unterauftragsbearbeitern, Bekanntgaben ins Ausland und die Rückgabe oder Löschung von Daten nach Vertragsende.

Daraus folgt keine allgemeine Pflicht, sämtliche Unternehmensdaten ausschliesslich in der Schweiz zu speichern. Entscheidend sind die konkreten Datenbearbeitungen, die geltenden gesetzlichen Anforderungen und gegebenenfalls zusätzliche branchenspezifische Vorschriften.

Eine lokale Infrastruktur bietet unter bestimmten Voraussetzungen mehr unmittelbare technische Kontrolle. Sie bringt jedoch auch eigene Pflichten mit sich: Die Organisation muss den sicheren Betrieb, die Aktualisierung der Systeme und die Wiederherstellung nach einem Ausfall gewährleisten können.

Vor einer Investition in eigene Hardware sollten vier Fragen verbindlich beantwortet werden:

• Wer übernimmt die laufende Administration und vertritt die verantwortlichen Personen bei Abwesenheit?
• Wer ist für Sicherheitsupdates, Zugriffskontrollen und die Behandlung von Sicherheitsvorfällen zuständig?
• Wie werden Datensicherungen erstellt, überprüft und im Notfall wiederhergestellt?
• Wer trägt die operative Verantwortung bei Hardwareausfällen und wie wird der Geschäftsbetrieb fortgesetzt?

Kann ein Unternehmen diese Fragen nicht mit konkreten Zuständigkeiten und Verfahren beantworten, ist der vermeintliche Kontrollgewinn einer lokalen Lösung nur eingeschränkt nutzbar.

Cloud-Software ist besonders dann attraktiv, wenn Nutzer von verschiedenen Standorten zugreifen, Anwendungen häufig aktualisiert werden oder eine schnelle Erweiterung erforderlich ist. Auch hier müssen allerdings Verfügbarkeit, Zugriffsschutz, Exportmöglichkeiten und Anbieterabhängigkeit geprüft werden.

Ein hybrides Modell kann einen Mittelweg darstellen: Sensible oder technisch spezialisierte Kernanwendungen bleiben auf eigener Infrastruktur, während ergänzende Dienste über die Cloud genutzt werden. Dabei müssen Schnittstellen, Datenübertragung, Benutzerverwaltung und die Sicherheitsanforderungen beider Umgebungen in die Kostenrechnung einfliessen.

Als nächster Schritt empfiehlt sich eine schriftliche Entscheidungsvorlage mit den Fünfjahreskosten beider Varianten, den wichtigsten technischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie den vertraglichen Risiken. So lässt sich das geeignete Softwaremodell für das eigene Unternehmen nachvollziehbar auswählen.